Vuonna 2023 julkaistu pääkaupunkiseudun avoimen datan elinkaaren hallintamalli on datojen hallinnoijille suunnattu kuvaus datan avaamiseen ja ylläpitoon liittyvistä tehtävistä sekä datan hallinnoijan ja HRI-palvelun vastuista.

Datan hallinnoijan vastuut ja tehtävät

Datan hallinnoijalla tarkoitetaan tässä yhteydessä datan (tietoaineiston), tietovarannon tai avattavan datan lähdejärjestelmän vastuutahoa tai -henkilöä pääkaupunkiseudun kaupungin organisaatiossa tai kaupunkikonserniin kuuluvassa organisaatiossa.

Pääkaupunkiseudun kaupunkien omistama Helsinki Region Infoshare -palvelu auttaa datan hallinnoijaa tarvittaessa kaikissa avaamisprosessin vaiheissa ja avaamiseen liittyvissä kysymyksissä sekä HRI-palvelun datakatalogin käytössä.

Vaihe 1: Avattavan datan tunnistaminen

Datan hallinnoijan

1. tulee selvittää, kuka avattavan datan omistaa ja kenen päätöksellä data voidaan avata. Lisäksi tulee varmistaa, etteivät käyttöoikeudet, tekijänoikeudet, maksullisuus tai muut oikeudelliset tai sopimukselliset seikat estä datan avaamista.
2. tulee arvioida, voiko dataa avata tietosuojan tai yleisen turvallisuuden näkökulmasta sellaisenaan, tulisiko sitä anonymisoida tai aggregoida tai voiko dataa avata ollenkaan. Epäselvissä tilanteissa on tärkeää konsultoida tietosuojavastaavaa, tietoturva-asiantuntijaa ja/tai HRI-palvelua.
3. on hyvä arvioida datan avaamisesta mahdollisesti koituvia hyötyjä, riskejä ja kustannuksia kokonaisuutena. Arvioinnissa voi hyödyntää esimerkiksi Tiedon jakamisen toimintamallissa kuvattua menetelmää. Lisäksi kannattaa arvioida datojen yhdistelystä mahdollisesti aiheutuvia riskejä yhdessä HRI-palvelun kanssa.
4. on hyvä arvioida avattavan datan laatua. Arvioinnin pohjana voi käyttää esimerkiksi tiedon laatukriteerikehikkoa. Datan laatua ja mahdollisia heikkouksia voi kuvata datan kuvailu- eli metatiedoissa.
5. tulee määrittää avattavalle datalle käyttölupa eli lisenssi. Lähtökohtaisesti käytetään mahdollisimman avointa lisenssiä; joko Creative Commons BY 4.0 (CC BY 4.0) tai Creative Commons 0 (CC0) -lisenssiä.
6. tulee päättää datan avaamisesta ja dokumentoida tekninen ratkaisu oman organisaation käytänteiden mukaisesti. Datan hallinnoija sitoutuu päivittämään avaamansa datan sisältöä ja metatietoja vähintään metatietoihin määritellyllä päivitystahdilla.
7. tulee huolehtia datan avaamisesta ja ylläpidosta mahdollisesti aiheutuvista kustannuksista.

Vaihe 2: Avattavan datan julkaiseminen

Datan hallinnoijan

8. tulee varmistaa, että avattava data on rakenteisessa, uudelleenkäytön mahdollistavassa muodossa eli koneluettavaa tai muokata data rakenteiseen muotoon. Muokkausprosessi kannattaa dokumentoida ja kuvata pääpiirteissään metatietoihin. Esimerkiksi pdf- tai Word-tiedostot eivät ole koneluettavia.
9. tulee huolehtia datan anonymisoinnista tai aggregoinnista, mikäli alkuperäinen data sisältää esimerkiksi salassa pidettäviä tietoja tai henkilötietoja. Aggregoinnissa tulee huomioida myös datan käytettävyys ja yhteentoimivuus – data on hyvä pitää niin yksityiskohtaisena kuin mahdollista. Kyselydatan avaamiseen on tarjolla ohjeistus.
10. tulee huolehtia, että data on avoimesti saatavilla. Tiedostomuotoinen data julkaistaan lähtökohtaisesti datan hallinnoijan omalla julkisella palvelimella. Tarvittaessa voi sopia HRI-palvelun julkisen palvelimen käytöstä. Mikäli data jaetaan ohjelmointirajapinnan kautta, tulee ohjelmointirajapinnan olla julkisessa verkossa vapaasti löydettävissä ja data hyödynnettävissä vapaasti tai erikseen annettavan API-avaimen kautta.
11. tulee määrittää vastuuhenkilö avattavan datan ja sen metatietojen ylläpitoon.
12. tulee hakea käyttöoikeus HRI-palvelun datakatalogiin datan metatietojen julkaisemista ja ylläpitoa varten. Käyttöoikeutta haetaan HRI-palvelusta sähköpostitse (hri@hel.fi).
13. tulee syöttää ja julkaista avattavan datan metatiedot suomeksi ja englanniksi, mahdollisuuksien mukaan myös ruotsiksi HRI:n datakatalogiin. Datakatalogin käyttöohjeet löytyvät HRI:n verkkosivuilta.
14. on hyvä viestiä data-avauksesta yhteistyössä HRI-palvelun kanssa.

Vaihe 3: Avatun datan ylläpito

Datan hallinnoijan

15. tulee huolehtia avatun datan päivityksestä metatietoihin määrittelyssä aikataulussa. Päivitysväli voi olla esimerkiksi vuosi tai kuukausi. Mikäli dataan ei tule päivitystä metatietoihin määritellyllä päivitysvälillä, eikä datan hallinnoija reagoi HRI-palvelun sähköpostitse lähettämiin muistutuksiin (vähintään kaksi muistutusta puolen vuoden sisään), HRI-palvelu merkitsee datan päivittämisen päättyneeksi.
16. tulee huolehtia, että avatun datan metatiedot HRI:n datakatalogissa ovat ajan tasalla sekä suomeksi että englanniksi ja mahdollisuuksien mukaan ruotsiksi.
17. tulee arvioida, onko avatun datan tai sen metatietojen päivityksestä tarpeen viestiä. Jos on, niin hallinnoijan tulee huolehtia viestinnästä.
18. tulee ilmoittaa etukäteen HRI-palvelulle avattuun dataan tai sen metatietoihin tulevista merkittävistä muutoksista.
19. tulee varautua vastaamaan datan hyödyntäjien kysymyksiin.

Vaihe 4: Avatun datan elinkaaren päättäminen

Datan hallinnoijan

20. tulee ilmoittaa mahdollisimman pian HRI-palvelulle, jos datan päivittäminen tai jakaminen on päättymässä ja kertoa perustelut muutokselle.
21. tulee datan elinkaaren päättyessä arvioida HRI-palvelun kanssa datan säilyttämistarve HRI:n datakatalogissa datan sisällöllisen arvon pohjalta.
    • Mikäli data on jatkossa saatavilla muualta, säilytetään datan kuvaus HRI:n datakatalogissa ja ohjeistetaan käyttäjät uuteen palveluun.
    • Mikäli ohjelmointirajapinnan kautta avattua dataa ei ole jatkossa enää saatavilla, pidetään ohjelmointirajapinnan kuvaus HRI:n datakatalogissa vuosi ennen poistoa.
    • Mikäli tiedostomuotoisen datan tietomäärä on pieni, eikä vastaavaa dataa ole muualta saatavissa, poistetaan datan kuvaus HRI:n datakatalogista.
22. tulee merkitä HRI:n datakatalogiin, että datan päivitys on päättymässä tai päättynyt.
    • Mikäli data on jatkossa saatavilla muualta, tulee metatietoihin lisätä tieto siitä ja linkki uuteen palveluun.
    • Mikäli data poistetaan, huolehtii HRI-palvelu poistosta.
23. tulee arvioida, onko datan päivittämisen tai jakamisen päättymisestä tarpeen viestiä. Jos on, niin hallinnoijan tulee huolehtia viestinnästä.
24. tulee varautua vastaamaan datan hyödyntäjien kysymyksiin.

Helsinki Region Infoshare -palvelun vastuut ja tehtävät

Helsinki Region Infoshare (HRI) -palvelulla tarkoitetaan pääkaupunkiseudun kaupunkien yhteistä hri.fi-verkkopalvelua ja Helsingin kaupungin työntekijöitä, jotka hallinnoivat hri.fi-verkkopalvelua, auttavat datan hallinnoijia avattavien datojen tunnistamisessa ja julkaisemisessa sekä edesauttavat avoimen datan hyödyntämistä.

Lisäksi Espoon, Vantaan ja Kauniaisten kaupungeilla sekä HSY:llä ja HSL:llä on omat avoimen datan yhteyshenkilönsä, jotka auttavat omaa organisaatiotaan datan avaamisessa.

HRI-palvelu auttaa datan hallinnoijaa tarvittaessa kaikissa avaamisprosessin vaiheissa ja avaamiseen liittyvissä kysymyksissä sekä HRI-palvelun datakatalogin käytössä.

Vaihe 1: Avattavan datan tunnistaminen

HRI-palvelu

1. varmistaa, että data on avoimen datan kriteereiden mukainen ja datan hallinnoija kuuluu HRI-palvelun piiriin (pääkaupunkiseudun kaupungit ja niiden omistamat liikelaitokset, kuntayhtymät tmv.).
2. auttaa datan hallinnoijaa arvioimaan, voiko dataa avata tietosuojan tai yleisen turvallisuuden näkökulmasta sellaisenaan tai ollenkaan vai tulisiko sitä anonymisoida tai aggregoida. Epäselvissä tilanteissa on tärkeää konsultoida myös ao. tahon tietosuojavastaavaa ja/tai tietoturva-asiantuntijaa.
3. auttaa datan hallinnoijaa arvioimaan avattavan datan laatua sekä avaamisen hyötyjä ja kustannuksia.
4. auttaa datan hallinnoijaa tunnistamaan datan avaamiseen liittyviä standardeja ja muita toimintatapoja.

Vaihe 2: Avattavan datan julkaiseminen

HRI-palvelu

5. auttaa datan hallinnoijaa varmistamaan, että avattava data on koneluettavassa, rakenteissa muodossa ja ohjeistaa, miten datan saa muokattua rakenteiseen muotoon.
6. neuvoo datan hallinnoijaa datan anonymisoinnissa tai aggregoinnissa, mikäli alkuperäinen data sisältää esimerkiksi salassa pidettäviä tietoja tai henkilötietoja. Kyselydatan avaamiseen on tarjolla ohjeistus.
7. tarjoaa tarvittaessa datan hallinnoijalle julkista palvelintilaa tiedostomuotoisen datan julkaisemiselle.
8. antaa datan hallinnoijalle pyynnöstä käyttöoikeuden HRI-palvelun datakatalogiin datan metatietojen julkaisemista ja ylläpitoa varten. HRI myös ohjeistaa ja auttaa datakatalogin käytössä. Käyttöoikeutta haetaan HRI-palvelusta sähköpostitse (hri@hel.fi).
9. auttaa datan hallinnoijaa avattavan datan metatietojen kuvaamisessa HRI:n datakatalogiin ja tarkistaa metatietojen yhteneväisyyden. Datakatalogin käyttöohjeet löytyvät HRI:n verkkosivuilta.
10. kirjaa ylös HRI-palvelussa avattavan datan ja sen metatietojen ylläpidon vastuuhenkilön.
11. viestii data-avauksesta yhteistyössä datan hallinnoijan kanssa. HRI tekee viestintää omissa viestintäkanavissaan ja verkostoissaan sekä erilaisissa tapahtumissa.

Vaihe 3: Avatun datan ylläpito

HRI-palvelu

12. seuraa kuukausittain, että avatut datat päivittyvät metatietoihin määritellyssä aikataulussa ja että niiden metatiedot ovat yhteneväisiä. Mikäli dataan ei tule päivitystä metatietoihin määritellyllä päivitysvälillä, eikä datan hallinnoija reagoi HRI-palvelun sähköpostitse lähettämiin muistutuksiin (vähintään kaksi muistutusta puolen vuoden sisään), HRI-palvelu on yhteydessä ko. tahon HRI:n ohjausryhmän jäseneen ja merkitsee datan päivittämisen päättyneeksi.
13. arvioi yhdessä datan hallinnoijan kanssa, onko avatun datan tai sen metatietojen päivityksestä tarpeen viestiä. Jos on, niin HRI-palvelu viestii asiasta datan hallinnoijan kanssa sovitulla tavalla.
14. välittää avattuja datoja koskevat kysymykset ja palautteet datan hallinnoijalle.

Vaihe 4: Avatun datan elinkaaren päättäminen

HRI-palvelu

15. arvioi datan elinkaaren päättyessä datan hallinnoijan kanssa datan säilyttämistarpeen HRI:n datakatalogissa datan sisällöllisen arvon pohjalta.
    • Mikäli data on jatkossa saatavilla muualta, säilytetään datan kuvaus HRI:n datakatalogissa ja ohjeistetaan käyttäjät uuteen palveluun.
    • Mikäli ohjelmointirajapinnan kautta avattua dataa ei ole jatkossa enää saatavilla, pidetään ohjelmointirajapinnan kuvaus HRI:n datakatalogissa vuosi ennen poistoa.
    • Mikäli tiedostomuotoisen datan tietomäärä on pieni, eikä vastaavaa dataa ole muualta saatavissa, poistetaan datan kuvaus HRI:n datakatalogista. HRI-palvelu huolehtii datan poistosta.
16. seuraa, että datan hallinnoija kirjaa HRI:n datakatalogiin tiedon datan päivityksen päättymisestä.
17. arvioi yhdessä datan hallinnoijan kanssa, onko datan päivittämisen tai jakamisen päättymisestä tarpeen viestiä. Jos on, niin viestii asiasta datan hallinnoijan kanssa sovitulla tavalla.
18. välittää datoja koskevat kysymykset datan hallinnoijille.
19. huolehtii HRI:n datakatalogin käyttäjähallinnasta.

Tiivistelmä

Taulukossa on tiivistettynä pääkaupunkiseudun avoimen datan elinkaaren hallintamallin mukaiset datan hallinnoijan ja Helsinki Region Infoshare -palvelun vastuut ja tehtävät.