Helsingin päätösasiakirjojen avaaminen kehittäjille

HackNY Student Hackathon, April 9-10, 2011

Käyttäjän hackNY Creative Commons CC-BY-SA-lisenssillä julkaisema kuva.

HUOMIO! puolivirallinen nettikeskustelu AHJOn avaamisesta ja 16.4. AHJO-työpajan Facebook-tapahtumakutsu

Haluamme kartoittaa kehittäjien tarpeet

Helsingin kaupungin päätöksentekotietoja halutaan avata kiinnostuneille kehittäjille. Kaupungissa on taannoin otettu käyttöön AHJO-niminen asianhallintajärjestelmä, jonka tietojen avaamisesta käytännössä on kyse. Avaaminen voi tarkoittaa säännöllisiä XML-dumppeja tai mahdollisesti joskus tulevaisuudessa ohjelmointirajapintaa. Käytännössä avaaminen tapahtuu järjestelmän teknisestä toteutuksesta vastaavan Kaupungin talous- ja suunnittelukeskuksen (Taske) johdolla, joka tilaa työtä järjestelmän toimittaneelta Tiedolta tai muilta alihankkijoilta. Kaupungin tietotekniikan kehittämisen koordinoiminen on Tasken vastuulla.

Vastuu varsinaisesta päätöksentekoprosessista (AHJO on sen tietotekninen osa) on Kaupungin hallintokeskuksella (Halke), joka omistaa AHJOn ja hallinnoi sekä kehittää sitä. Hallintokeskuksessa halutaan nyt selvittää miten järjestelmää voisi avata kehittäjien toivomalla kaupunkilaisia hyödyttävällä tavalla. Me HRI:ssä avustamme avaamisen tarvekartoituksessa. Tavoitteenamme on rajata pieni ja nopeasti toteutettava avausprojekti, joka tuottaa mahdollisimman paljon arvoa ja on mahdollisimman hyödyllinen kehittäjille. Toivomme tuloshakuisuuden vakuuttavan eri osapuolet avaamisen hyödyistä ja synnyttävän yhteistyökontakteja, jotka auttavat kehittämään AHJOa kaupungin ulkopuolisten kehittäjien tarpeita vastaavaksi.

AHJO-järjestelmää käytetään kaupungin sisäverkossa tietoturvapalomuurin suojassa. Tiedon avaaminen vaatii datan tuomista palomuurin ulkopuoliselle palvelimelle. Koska kaupungin hel.fi-sivustolla julkaistaan jo joitakin päätöksentekoon liittyviä asiakirjoja, aloitimme avaamisen selvittelyn niistä. Kävi ilmi, että AHJOsta tuotetaan jo nykyisellään XML-tiedostoja, joista hel.fi-sivuston asiakirjat generoidaan. Pyysimme esimerkkiä tutkittavaksi.

Esimerkki: Kaupunginhallituksen kokous 7.12.2011

Saimme talous- ja suunnittelukeskukselta kaupunginhallituksen 7.12.2011 pidettyä kokousta kuvaavan XML-tiedoston ja sen rakennetta kuvaavia skeema-tiedostoja:

XML-tiedosto sisältää lähes 20000 riviä ja on kooltaan 2,2 MB – tutkittavaa siis riittää. Meillä ei valitettavasti ole käytössämme järjestelmän dokumentaatiota, mutta osan kentistä saimme uskoaksemme pääteltyä. Zip-paketista löytyy poytakirja_xml_kuvaus.txt-tiedosto, jossa XML-tiedoston rakenne on ylimalkaisesti kuvattu.

Koko päätöksentekojärjestelmän hahmottaminen

Kaupungin päätöksenteosta on hyvä hahmottaa, että se perustuu kirjallisiin materiaaleihin. Päätöstä vaativan asian ilmaantuessa se kirjataan järjestelmään dokumenttina ja asialle annetaan diaari-tunnus. XML-tiedosto sisältää useita Dnro-kentissä kuvattuja tunnuksia. Esimerkkikokouksen asialistalta löytyy Päivitetty Helsingin Energian kehitysohjelma kohti hiilineutraalia tulevaisuutta, jonka diaari pitkässä muodossa on HEL 2011–007015 T 14 03 00. Numeroa googlaamalla löytyy Helsingin energian johtokunnan kokous, jossa samaa asiaa on myöhemmin käsitelty. Diaarit ovat siis avain kaupunginhallituksen, virastojen ja liikelaitosten välisen päätöksenteon hahmottamiseen.

Helsingin päätöksentekokaavio

Helsingin kaupungilla on yksi toimintamalli, jonka mukaan päätöksiä tehdään. Monet asiat ratkaistaan eri hallinnonaloihin keskittyvissä lauta- ja johtokunnissa, mutta isommat päätökset viedään kaupunginhallitukselle tai -valtuustolle.

Päätöksentekomallin mukaisesti asioiden elinkaari koostuu neljästä vaiheesta:

  1. Vireilletulo: asioita tuodaan järjestelmään kaupungin virastojen yhteisen kirjaamon kautta, joka luokittelee ne ja antaa asioille diaari-numerot.
  2. Valmistelu: asiasta vastaava virasto tai liikelaitos valmistelee päätösehdotuksen.
  3. Päätöksenteko: valmis päätösehdotus ratkaistaan asianomaisessa lauta- tai johtokunnassa tai ylemmissä hallintoelimissä. Joidenkin asioiden kohdalla päätösvalta on voitu delegoida myös yksittäisen viranhaltijan ratkaistavaksi.
  4. Täytäntöönpano

Muuta päätöksenteon kannalta relevanttia tietoa löytyy:

Määrittelytalkoot

Meillä on 15.4. asti aikaa laatia dokumentti kehittäjien tarpeista. Ehdotan, että käymme aluksi keskustelua hri.fi-sivustolla kaikesta mahdollisesta päätöksentekojärjestelmän datojen avaamiseen liittyvästä. Luodaan myöhemmin yhteinen dokumentti keskustelun summaamiseksi, kun ymmärrys datojen käyttömahdollisuuksista alkaa hahmottua. On myös tärkeää priorisoida toiveita, sillä resurssit AHJOn kehittämiseen ovat tiukoilla.

LINKKI: avaamiskeskustelu

16.4. klo 14:30-17:00 järjestetään minityöpaja Forum Viriumin työpajatilassa (Aleksanterinkatu 16-18), jossa määrittelytyön tulokset ja auki olevat kysymykset esitellään hallintokeskukselle ja järjestelmäntoimittajalle. Merkatkaa kiinnostuneet jo päivä kalenteriin.

LINKKI: 16.4. AHJO-työpajan Facebook-tapahtumakutsu