Helsingin kaupungin työntekijöille tehtiin keväällä 2023 kysely, jolla selvitettiin Helsinki Region Infosharen eli pääkaupunkiseudun kaupunkien yhteisen avoimen datan palvelun tunnettuutta, käyttöä ja tarpeita. Vuodesta 2011 alkaen toiminut Helsinki Region Infoshare -palvelu (HRI) auttaa kaupunkien työntekijöitä julkisen datan avaamisessa ja kannustaa avoimen datan hyödyntämiseen. Kyselyn vastaukset huomioidaan HRI-palvelun jatkokehittämisessä.

Kysely toteutettiin 20.4.-12.5.2023 verkkokyselynä ja vastaaminen tapahtui anonyymisti. Kysely oli avoin kaikille kaupungin työntekijöille, mutta vastauksia toivottiin erityisesti esihenkilöiltä. Kyselyä jaettiin kaupungin intrassa ja esihenkilöille sähköpostitse.

Kyselyyn saatiin 198 vastausta. Vastauksista noin puolet tuli sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalta (sotepe), noin 17 % kasvatuksen ja koulutuksen toimialalta (kasko) sekä loput muilta toimialoilta ja liikelaitoksista. Vastaajista 86 % oli esihenkilöitä, 10 % asiantuntijoita ja 4 % muussa roolissa työskenteleviä.

Vajaa kolmannes tunsi HRI-palvelun entuudestaan

Kyselyyn vastanneista esihenkilöistä tai muussa roolissa toimivista vajaa 30 % oli tietoinen HRI-palvelusta, kun taas asiantuntijoista noin puolet tunsi palvelun entuudestaan. Kaupunginkanslian työntekijät tunsivat palvelun entuudestaan yhtä vastaajaa lukuun ottamatta. Tätä selittänee se, että HRI-palvelua koordinoidaan kaupunginkansliassa. Sen sijaan kasko-toimialalla palvelu oli entuudestaan tuttu vain noin 10 prosentille ja sotepe-toimialalla noin 20 prosentille vastanneista. Kaupunkiympäristön toimialalla (kymp) palvelu oli entuudestaan tuttu 68 % vastanneista ja kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla 62 % vastanneista. Liikelaitoksissa palvelu oli tuttu joka neljännelle vastanneista.

HRI-palvelun käytössä paljon toimialakohtaisia eroja

Valtaosan vastanneista (71 %) mukaan HRI-palvelua ei joko tunneta, sitä ei ole osattu käyttää tai sen käytöstä ei ole tietoa. Lisäksi 12 henkilöä vastasi, ettei omassa työyksikössä ole ollut tarvetta hyödyntää HRI-palvelua.

Noin joka viidennen vastaajan työyksikkö oli joko avannut tai suunnitellut datan avaamista HRI-palvelun kautta tai hyödyntänyt sieltä löytyvää dataa. Näissä vastauksissa on paljon toimialakohtaisia eroja, sillä esimerkiksi kymp-toimialan vastaajista noin puolet oli hyödyntänyt HRI-palvelua, kun taas kasko-toimialan vastaajista (35) vain yksi vastasi yksikkönsä hyödyntäneen HRI-palvelua.

Kokemukset HRI-palvelun käytöstä pääosin hyviä

HRI-palvelu oli 60 vastaajalle entuudestaan joko etäisesti tuttu, melko tuttu tai hyvin tuttu. Heistä reilulla puolella oli kokemusta HRI-palvelun hyödyntämisestä. Valtaosa heistä koki palvelun vastaavan työyksikkönsä datan avaamisen tarpeisiin hyvin tai melko hyvin. Toisaalta noin puolet palvelun entuudestaan tuntevista vastasi, ettei työyksikössä ole ollut tarvetta tai ole osattu hyödyntää HRI-palvelua. Kaikista vastanneista vain muutama koki palvelun vastanneen tarpeisiin huonosti tai melko huonosti.

Selkeä tarve koulutukselle, käytännön tuelle ja viestinnälle

Noin joka kolmas vastaajista näki tarvetta avoimen datan koulutuksille. Lisäksi kaivattiin käytännön tukea datan hyödyntämiseen sekä datan avaamiseen. Myös viestintää kaivattiin paljon lisää – ihan jo palvelun tunnettuuden lisäämiseksi. Hieman yllättäen vain 11 vastaajaa vastasi tarvitsevansa rahoitusta datan avaamiseen. Myös avovastauksissa nousi esiin viestinnän, perustiedon, työpajojen ja koulutusten tarve. Avovastauksissa pohdittiin myös muun muassa avoimen datan turvallisuusuhkia. Vastauksissa ei ollut havaittavissa juurikaan toimialojen välisiä eroja.

Vertailutietoa muista pääkaupunkiseudun kaupungeista

Espoon kaupunki toteuttaa vastaavanlaisen kyselyn omalle henkilöstölleen rajatulla jakelulla kesällä 2023. Vantaan ja Kauniaisten kaupunkien on tarkoitus tehdä vastaavanlainen kysely keväällä 2024. Tulokset tulevat kertomaan, onko HRI-palvelun tunnettuudessa tai tarpeissa pääkaupunkiseudun kaupunkien välillä eroa sekä miten palvelua tulisi seudullisesti kehittää.

Palvelun tunnettuudessa parannettavaa ja tukitoimiin panostettava

Kyselyn vastaukset ovat arvokkaita pohdittaessa HRI-palvelun käytön edistämistä ja jatkokehittämistä. Kyselyyn vastasi alle 10 % Helsingin kaupungin esihenkilöistä, joten vastauksia voidaan pitää vain suuntaa antavina.

HRI-palvelussa on panostettu kuluneina vuosina resursseihin nähden varsin paljon viestintään, mutta vastauksien pohjalta käy ilmi, että vain kolmasosa vastaajista tuntee palvelun entuudestaan. Vastaajien joukossa voi toki olla monia sellaisia, jotka eivät käytä tai tuota dataa työssään ainakaan kovin paljoa. Myös toimialoilla tapahtuneet henkilöstövaihdokset ovat voineet vaikuttaa siihen, ettei palvelua tunneta kovin hyvin. Toisaalta palvelun viestintätoimet ovat usein kohdentuneet tiettyihin toimialoihin. Kaikista vastanneista noin puolet oli sotepe-toimialalta, jossa HRI-palvelu on ollut esillä, mutta vähemmän kuin muilla toimialoilla ja tietosuojasyistä johtuen datan avaamisessa eteneminen on nähty varsin haastavaksi.

On ilahduttavaa, että valtaosa HRI-palvelua käyttäneistä koki palvelun vastanneen työyksikkönsä datan avaamisen tarpeisiin hyvin tai melko hyvin. Toisaalta on silmiinpistävää, että noin puolet palvelun entuudestaan tuntevista vastasi, ettei työyksikössä ole ollut tarvetta tai ole osattu hyödyntää HRI-palvelua.

On selvää, että palvelun viestintää tulee tehostaa ja laajentaa entisestään. Samalla datan avaamisen ja hyödyntämisen käytännön tason tukitoimiin on varattava riittävästi resursseja. Lisäksi avoimen datan koulutuksia on syytä järjestää jatkossakin ja markkinoida niitä laaja-alaisemmin.

Tuloksia tullaan tarkastelemaan HRI-tiimissä ja -ohjausryhmässä vielä tarkemmin ja myöhemmin myös verrata niitä muiden kaupunkien vastauksiin. Tarkastelujen pohjalta on tarkoitus suunnitella ja toteuttaa kehittämistoimenpiteitä.

Voit tutustua tarkemmin kyselyn vastauksiin, jotka ovat saatavilla avoimena datana siten, ettei vastaajia ole mahdollista tunnistaa.

Lämmin kiitos kaikille kyselyyn vastanneille!