Elämme avoimuuden aikakautta. Avoin data, avoin tieto, avoin päätöksenteko, avoin lähdekoodi, avoin tiede näkyvät ja kuuluvat kaikkialla. Tieteen parissa toimii voimallinen avoimen tieteen liikehdintä, joka tähtää tieten tulosten ja prosessin avoimuuteen. Valtionhallinnossa avataan päätöksentekoa ja julkista dataa markkinoiden käyttöön. Yritykset pyrkivät hyötymään avoimuudesta avoimen innovoinnin kautta. Mutta avoimuuden lisääminen tietoja, dataa, päätöksiä tai haasteita jakamalla on vaativaa puuhaa, joka edellyttää monenlaista osaamista ja suunnitelmallisuutta. Mitä avaamisella tavoitellaan? Eräs vähän käsitelty aihe on ollut viestinnän merkitys avoimuuteen tähtäävissä hankkeissa. Oli sitten kyse millaisesta tietoaineistosta tahansa, onnistunut avaamisprosessi edellyttää tuekseen ammattimaista ja strategista viestintää.

Valtionvarainministeriön suunnitelmat julkisten tietovarantojen avaamiseksi ovat upeita, mutta samaan aikaan ne edellyttävät monialaista osaamista ja toteutuskelpoisia suunnitelmia. Valtionhallinnon eri osa-alueet käsittävät valtavan määrät julkista tietoa, josta voivat avoimessa muodossa hyötyä hallinnon ulkopuoliset toimijat. Potentiaalisia käyttäjiä ovat ainakin yritykset, yhteisöt, viranomaiset, vapaaehtoistoimijat, akateeminen tutkimusmaailma, ajatushautomot ja yksityiset tutkimuslaitokset. Jo nyt sovelluskehittäjät ovat saaneet esimerkiksi pääkaupunkiseudun kaupunkien avaamaa dataa hyödyntäen aikaan palveluja, joita olisi ollut vaikeaa edes kuvitella pari vuosikymmentä sitten, ja lisää on kehitteillä koko ajan.

Viestinnällä on ja on ollut keskeinen rooli onnistuneessa datan avaamisessa. Datan avaamisen asiantuntijoiden mukaan avaamiseen liittyvät hankkeet eivät ole luonteeltaan ”teknisiä projekteja”, vaan ne rakentuvat sidosryhmien ympärille: ketkä käyttävät, hyödyntävät ja jalostavat dataa? Niinpä tiedon avaaminen ei olekaan vain ”tiedotettava” asia, vaan kyseessä on myös aidon verkoston rakentaminen esimerkiksi kilpailujen, seminaarien ja yhteishankkeiden avulla. Samaan aikaan avaamisesta muodostuu tärkeä toimijaa määrittelevä tekijä: millaista mielikuvaa ja kokemusta avoimuuden hankkeet rakentavat ja tarjoavat sidosryhmille toimijasta?

Esitin hiljattain julkaistussa Procomma Academicissa viestinnälle kolmea erilaista mutta toisiaan täydentävää roolia erilaisissa avoimuuden hankkeissa (koko teksti ladattavissa täältä). Väitin, että viestintä voidaan nähdä 1) tiedon jakajan ja taltioijan, 2) vuorovaikutuksen fasilitoijan ja 3) mielikuvien rakentajan rooleissa. Kuhunkin rooliin kytkeytyvät erilaiset viestinnän tavoitteet, keinot ja sidosryhmät. Tiedon jakajan ja taltioijan roolissa viestintä vastaa avattujen tietoaineistojen saatavuudesta ja esillepanosta sekä jakaa tietoa aineistojen käyttöä ja ominaisuuksia koskien. Vuorovaikutuksen fasilitoijan roolissa viestintä pyrkii osallistamaan sidosryhmiä tiedon käyttöön luomalla uusia yhteyksiä. Mielikuvien rakentajan roolissa viestintä kertoo tarinaa organisaatiosta ja nivoo organisaation arvot ja identiteetin avoimuuden tavoitteisiin.

Pelkkä ”puhe” avoimuudesta jää retoriselle tasolle, jos tietoaineistoja ei saada avattua ja hyötykäyttöön. Toisaalta jos tietoaineistojen avausprosessi saadaan aikaiseksi, ei verkossa pölyttyvällä datakatalogilla tai dokumenteilla ole arvoa, jos tiedolla ei ole käyttäjiä. Tarvitaan siis tekoja (tietoaineiston avaaminen), vuorovaikutusta (yhteiskehitysprojekteja) ja puhetta (näkyvyys) yhtäaikaisesti, jotta tietoaineistojen avaamiseen tähtäävät hankkeet onnistuvat myös viestinnällisestä näkökulmasta.

Tekstin kirjoittaja Petro Poutanen on valtiotieteiden maisteri, joka viimeistelee luovuutta ja yhteistyötä käsittelevää väitöskirjaansa Helsingin yliopiston viestinnän oppiaineelle. Hänen viestinnän, organisaatioiden ja yhteiskunnan ilmiöitä käsittelevää blogiaan Onnistuneen viestinnän jäljillä voi lukea osoitteessa www.organsiaatioviestinta.fi.