Palaverien välillä olisi kätevä löytää työpiste vieraasta virastosta. Lapsen syntymäpäiväjuhliin täytyisi löytää paikka, samoin työporukan joogaan. Pianoakin olisi hyvä soittaa joskus naapureita häiritsemättä. Ihminen tarvitsee arjessaan monenmoisia tiloja. Tällä hetkellä jo kaupungin tarjoamia tiloja saa etsiä useasta eri järjestelmästä, löytää puskaradion kautta tai tyytyä työskentelemään kahvilassa.

Helsinki Loves Developers avoimen datan avoimessa konttorissa keskusteltiin torstaina 18.2.2016 Helsingin kaupungin suunnitteilla olevasta tilanvarausjärjestelmästä ja -rajapinnasta. Paikalla oli tuvan täydeltä rajapinnan toteuttaneita kumppanikoodareita, tiloja vuokraavia tahoja ja aiheesta kiinnostuneita henkilöitä.

Kaupungin tilojen varauskäytännöt kirjavia

Kaupungilla on Helsingin kaupungin tilakeskuksen kehittämispäällikkö Hannu Kurjen mukaan kolmisentuhatta rakennusta. Tilakeskus vuokraa tiloja virastoille kustannusperusteisesti ja kaupungin ulkopuolisille tahoille markkinahintaan. Tilakeskuksen vuokrasopimukset ovat pääsääntöisesti pitkäaikaisia, mutta virastot vuokraavat tilojaan edelleen myös lyhytaikaiseen käyttöön. Joitain kaupungin tiloja pystyy jo varaamaan verkon kautta eri järjestelmissä, osassa varaukset kirjataan vielä vanhaan kunnon paperikalenteriin. Kaupungin työntekijät puolestaan varaavat omien virastojensa kokoustiloja Outlook-kalenteriensa kautta.

Yhden kaupunkiyhteisen tilanvarausjärjestelmän tekeminen on ollut esillä aiemminkin, mutta sen on arvioitu tulevan kalliiksi ja aikaa vieväksi, toteaa Kurki. Osa kaupungin vuokrattavista tiloista löytyy palvelukartalta, mutta sieltäkään ei löydy kaikkia, eivätkä tiedot välttämättä ole ajantasaisia.

Vaikka tekniikka ja järjestelmät olisivatkin ratkaistavissa, tuo käytäntö monia kysymyksiä. Miten hoitaa tilojen lukitukset ja kulunvalvonta, ilmanvaihdon ohjaus sekä sopimukset, vastuunjaot ja mahdolliset korvaukset? Vuokran määräytyminenkään ei ole yksiselitteistä, kun eri tilojen ylläpitokustannukset vaihtelevat ja yleishyödyllisistä tilaisuuksista ei välttämättä edes peritä vuokraa. Käytännön ongelmat nousevat esiin erityisesti vanhoissa rakennuksissa; uusia on helpompi suunnitella muuttuneita tarpeita vastaaviksi. – Hienoa olisi, että jokaisen uuden rakennuksen suunnittelusta ja toteutuksesta  opittaisiin jotain ja parannettaisiin seuraavaan niin, että ne tukisivat paremmin tilojen varaamista, toteaa Kurki.

Pieniä kokeiluja jo käynnissä

Uusien, useamman viraston käytössä olevien rakennusten, kuten keskustakirjaston ja Maunula-talon, myötä on tullut tarve myös yhteiselle tilavarausjärjestelmälle. Kirjaston, nuorisoasiankeskuksen ja varhaiskasvatusviraston tarpeeseen lähdettiin hakemaan ratkaisua kumppanikoodarien voimin. Yhteisen järjestelmän taustalla oli toive siitä, että tilat ovat helposti varattavissa hallinnoivasta virastosta riippumatta, kertoo kumppanikoodari Riku Oja. Kumppanikoodarien toimesta syntyi avoin, skaalautuva tilanvarausrajapinta, Respa.

Ensimmäinen Respa-rajapintaa käyttävä sovellus on kirjaston, nuorisoasiainkeskuksen ja varhaiskasvatusviraston teettämä Varaamo. Juho Kerppola kaupunginkirjastosta kertoo, että Varaamon suunnittelussa lähdettiin liikkeelle alhaalta päin miettimällä, mitä kaupungin tiloissa on mahdollista tehdä. Käyttöliittymän ensimmäinen kysymys tilaa etsivälle onkin “Mitä haluat tehdä?”. Jopa kolmen eri viraston varaussysteemissä hankalinta on ratkaista tilanvarauksen prosessit – jo kirjaston eri toimipisteissä on erilaisia toimintatapoja, kertoo Kerppola. Tärkeää olisikin saada ne yhtenäistettyä.

Varaamon kehitystyö jatkuu tämän vuoden ajan kokeillen ja palautetta keräten. Jatkosta päätetään vastaanoton ja palautteen perusteella. – Teemme jatkossakin mieluusti yhteistyötä kiinnostuneiden tahojen kanssa, sanoo Kerppola.

Samaan aikaan osana Helsingin kaupungin tietotekniikan valmennusohjelmaa syntyi ajatus tehdä ja kokeilla jotain konkreettista. Tilanvaraus on useampaa virastoa kiinnostava, kehittämistä vaativa asia, joten Respasta ja Varaamosta tietoisina päätettiin lähteä suunnittelemaan puhtaalta pöydältä koko kaupungin yhteistä tilanvarausjärjestelmää, kertoo ohjelmapäällikkö Ville Meloni kaupunginkansliasta.

Viiden työpajan sarjan, palvelukonseptien, käyttäjätarinoiden ja ui-mockupien lopputuloksena syntyi nopea prototyyppi Helsingin tilapankki, joka sekin käyttää Respa-rajapintaa. Ajatuksena on, että alkuvaiheessa tilapankkia testaavat Helsingin kaupungin työntekijät, jolloin esimerkiksi kirjautuminen hoituu kaupungin tunnuksilla. Tästä saatujen oppien myötä tilojen varaamismahdollisuus voidaan myöhemmin avata myös kaupunkilaisille.

Kohti standardeja ja yritysmaailmaa

Vaikka Helsingin kaupungin varattavia tiloja lasketaankin tuhansissa, on Helsinki yksinään kuitenkin suhteellisen pieni paikka. Entä jos muidenkin kaupunkien tiloja voisi etsiä Respaa vastaavien rajapintojen kautta? Kiinnostuisivatko yrityksetkin silloin tästä? Näitä kysymyksiä ratkotaan 6Aika-hankkeessa, jossa kuusi Suomen suurinta kaupunkia mm. avaavat dataa yhtenevässä muodossa. Resurssienvarausrajapinta on yksi neljästä työn alla olevasta yhteneväisestä rajapinnasta.

Projektipäällikkö Annukka Varteva Forum Virium Helsingistä kertoo, että 6Aika-yhteistyössä on tarkoitus saada resurssivarausrajapinnat auki vuoden 2017 kesäkuuhun mennessä. Tällä hetkellä on työn alla rajapintamääritelmän v0.1, joka on tarkoitus saada valmiiksi ja avoimesti kommentoitavaksi tämän kuun aikana. Työtä tehdään yhdessä kaupunkien ja yritysten, kuten järjestelmätoimittajien kanssa. Tarkoituksena on, etteivät työn tulokset jää vain kuuden kaupungin välisiksi, vaan työn edetessä tehdään ohjeita muille kaupungeille, jotta ne halutessaan pääsisivät myöhemmin mukaan.

Avokonttorin viimeisenä puheenvuorona Inari Virkkala kertoi Mushrooming-tilanvälityspalvelusta. Viitisen vuotta sitten toimintansa aloittanut, vapaaehtoisvoimin toimiva rekisteröity yhdistys on kuin työtilojen Airbnb. Maksuton palvelu välittää vuokrattavia työtiloja sekä esittelee niitä niin verkkosivuillaan kuin myös Facebookissa. Toiminta on laajentunut Helsingistä muutamiin suomalaisiin ja eurooppalaisiin kaupunkeihin ja jopa Kapkaupunkiin saakka. Virkkala kertoo Mushroomingin ottavan mieluusti vastaan ehdotuksia yhteistyöstä. – On mahtavaa, kun kaupungin resursseja aletaan hyödyntää tehokkaammin, hän kommentoi avokonttorissa käytyä keskustelua.

Kenties jo lähitulevaisuudessa niin helsinkiläinen kuin Helsingissä vierailevakin pystynee varaamaan tarvitsemansa tilat niin arkeen kuin juhlaan yhdessä järjestelmässä, joka on jo kaupungin itsensä tai ulkopuolisen tahon toteuttama. Avoimien rajapintojen ansiosta niin verovaroin ylläpidetyt tilat kuin tuotettu datakin tulevat olemaan helposti kaikkien käytettävissä.

Tilakeskustelua voi jatkaa myös seuraavassa, 3.3. järjestettävässä avokonttorissa, jossa aihe on vapaa kaikkeen muuhunkin keskusteluun.